REGULAMIN SERWISU ODOSYSTEM.PL

Realizując postanowienia Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2017.0.1219), Ustawę o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922) zwanej dalej „UODO”, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO“, ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku prawo telekomunikacyjne (Dz.U.2017.0.1907), RJS Consulting sp. z o.o., zwana w dalszej części Regulaminu „Operatorem Serwisu” z siedzibą w Warszawie ul. Lindleya 16; 02-013 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000271918, NIP: 118187809 REGON: 140833415. wprowadza niniejszy Regulamin określający w szczególności: rodzaje i zakres świadczonych usług droga elektroniczną, warunki świadczenia tych usług w tym wymagania techniczne, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług droga elektroniczną, zasady powierzenia i obowiązki stron związane z powierzeniem przetwarzania danych, politykę prywatności, oraz warunki przesyłania informacji handlowej.

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Ilekroć w Regulaminie używane są następujące pojęcia, należy je rozumieć w następujący sposób:

UŚDE – Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz.U.2017.0.1219),

UODO – Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922)

RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

PT -Ustawa z dnia 16 lipca 2004 roku prawo telekomunikacyjne (Dz.U.2017.0.1907),

System teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu prawa telekomunikacyjnego,

Usługi świadczone drogą elektroniczną – usługi, które realizowane są za pomocą systemów teleinformatycznych, na indywidualne żądanie Użytkownika, bez jednoczesnej obecności stron, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci Internet,

Środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych,

Serwis/system: serwis umieszczony w sieci Internet pod adresem głównym ODOSYSTEM.pl, który umożliwia dostęp do Usług Operatora Serwisu,

Operator Serwisu – RJS Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Lindleya 16; 02-103 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000271918, NIP: 118187809 REGON: 140833415,

Użytkownik – podmiot, który jest stroną umowy o świadczeniu usług, posiadający co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, akceptujący niniejszy Regulamin i warunki świadczenia usługi przez Operatora Serwisu,

Rejestracja – należy przez to rozumieć jednorazową czynność polegającą na założeniu przez Użytkownika Konta. Czynność dokonana z wykorzystaniem formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Operatora Serwisu na jednej ze stron Serwisu.

Konto Użytkownika Głównego – (Supervisor/Administrator Użytkownika) – zbiór usług świadczonych przez System wraz z indywidualnymi uprawnieniami i ustawieniami, dzięki którym inne osoby przez niego wskazane mogą korzystać z usług Serwisu zgodnie z uprawnieniami nadanymi im przez Użytkownika Głównego,

Konto Użytkownika – zbiór usług świadczonych przez System na rzecz osoby wskazanej przez Użytkownika Głownego,

Login – należy przez to rozumieć indywidualny i niepowtarzalny adres poczty elektronicznej będący unikalnym identyfikatorem Użytkownika w Serwisie lub w przypadku korzystania z autentyfikacji przy wykorzystaniu LDAP, CAS, Google – login użytkownika umożliwiający mu autoryzację przy wykorzystaniu zdefiniowanych przez Użytkownika systemów autentyfikujących.

Hasło  – należy przez to rozumieć ciąg o długości przynajmniej 8 znaków określony przez Użytkownika i przypisany do Użytkownika. Hasło wymagane jest do zalogowania się do Systemu przez Użytkownika.

Usługa: wszystkie usługi świadczone przez Operatora Serwisu w ramach serwisu ODOSYSTEM.pl, zgodnie z wybranym przez Użytkownika planem abonamentowym,

Okres Próbny – należy przez to rozumieć wskazany przez Operatora Serwisu okres kolejnych  14 (czternastu) dni, w którym działanie Konta oraz dostęp do wybranych usług udostępnione jest Użytkownikowi w sposób bezpłatny,

Umowa: umowa o świadczeniu Usług w sposób ciągły, rozliczana cyklicznie w powtarzających się okresach rozliczeniowych,

Powierzenie: Upoważnienie dla Operatora Serwisu do przetwarzania danych osobowych na rzecz Administratora Danych Osobowych, którym jest lub którego reprezentuje Użytkownik.

Plan abonamentowy: określony zakres usług, wybrany przez Użytkownika, zróżnicowany względem dostępnych funkcjonalności Systemu, okresów rozliczeniowych, rodzajów świadczonej usługi będący podstawą naliczenia opłat Abonamentowych,

Abonament: opłata uiszczana przez Użytkownika za świadczenie na jego rzecz Usługi przez Operatora Serwisu w danym okresie rozliczeniowym,

Okres rozliczeniowy: okres jednego miesiąca lub inny okres wybrany przez Użytkownika, dotyczący rozliczania usług świadczonych w trybie abonamentowym,

Cennik: aktualnie obowiązujący Cennik, zawierający listę Usług pozostających w ofercie Operatora Serwisu oraz ich cenę,

Zniżka: rabat procentowy udzielony Użytkownikowi w przypadkach określonych w cenniku lub planach abonamentowych,

Kod rabatowy – ciąg znaków alfanumerycznych przekazywanych użytkownikowi na zasadach określonych w pkt. 5 niniejszego Regulaminu.

ZAWARCIE UMOWY

REJESTRACJA KONTA

  1. W celu zawarcia Umowy świadczenia usługi przez Operatora Serwisu konieczne jest założenie indywidualnego konta Użytkownika Głównego w Serwisie.
  2. Rejestracja konta Użytkownika Głównego w Serwisie, następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, udostępnianego na jednej ze stron Serwisu.
  3. Zaznaczenie określonego planu abonamentowego oraz zaznaczenie okresów rozliczeniowych w jakich będzie rozliczane świadczenie usługi po zakończeniu okresu próbnego.
  4. Po wypełnieniu wskazanych pól formularza, Użytkownik Główny wyraża akceptację warunków Regulaminu oraz potwierdza rejestrację konta poprzez kliknięcie przycisku „Zarejestruj się”.
  5. Wypełnienie formularza rejestracyjnego wymaga podania przez Użytkownika co najmniej następujących informacji:
    1. Adres e-mail, który będzie również loginem Użytkownika Głównego w systemie,
    2. Hasło zdefiniowane przez Użytkownika Głównego i jego potwierdzenie,
  6. Po założeniu konta oraz dokonaniu jego aktywacji, zgodnie z instrukcją wysłaną na wskazany przez Użytkownika Głównego adres email, uzyskuje on dostęp do wybranych przez siebie w trakcie zakładania konta Usług świadczonych przez Operatora Serwisu przez okres próbny

ZAWIERANIE UMOWY DOTYCZĄCEJ ŚWIADCZENIA USŁUGI

  1. Po minięciu okresu próbnego, aby dalej korzystać z Konta, Użytkownik Główny musi opłacić wybrany przez siebie Plan Abonamentowy.
  2. Aby opłacić wybrany przez siebie Plan Abonamentowy, Użytkownik Główny zobowiązany jest uzupełnić informacje rejestracyjne o Użytkowniku podając Nazwę firmy, NIP, adres siedziby, oraz adres korespondencyjny, jeżeli jest inny niż adres siedziby,
  3. Po czternastu dniach okresu próbnego zostaje wystawiona faktura VAT PROFORMA, której wartość jest zgodna z wybranym planem abonamentowym oraz okresem rozliczeniowym jaki został wybrany przez Użytkownika Głównego podczas rejestracji konta.
  4. Termin zapłaty faktury VAT PROFORMA jest odroczony i wynosi 7 (siedem) dni od daty jej wystawienia.
  5. W przypadku braku uzupełnienia danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz prawidłowego wystawienia faktury VAT, w dniu następującym po zakończeniu okresu próbnego, system wysyła do Użytkownika Głównego powiadomienie o zakończeniu okresu próbnego oraz informację o zablokowaniu dostępu do Konta w systemie.
  6. W przypadku braku wniesienia opłaty na podstawie wystawionej faktury VAT PROFORMA, w dniu następującym po terminie opłacenia faktury, system wysyła do Użytkownika Głównego informację o zablokowaniu dostępu do Konta w systemie z powodu braku wniesienia opłaty abonamentowej.
  7. Użytkownik Główny, chcąc uzyskać dostęp do funkcji, która nie występuje w wykupionym przez Niego planie abonamentowym, zobowiązany jest do zmiany planu abonamentowego na wyższy, zgodnie z Cennikiem przedstawionym na stronie głównej serwisu.
  8. Użytkownik Główny może zamówić u Operatora Serwisu usługę jego wdrożenia w organizacji, usługa wyceniana jest indywidualnie w zależności od zdefiniowanych potrzeb Użytkownika Głównego,
  9. Użytkownik dokonując Rejestracji zobowiązany jest do podania danych zgodnych z prawdą, dokładnych i aktualnych, niewprowadzających w błąd oraz nienaruszających praw osób trzecich. Ponadto Użytkownik jest odpowiedzialny za utrzymanie w należytej poufności swojego Hasła.
  10. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść podanych przez siebie danych.
  11. Operator Serwisu informuje, że wszelkie treści przesłane lub wszelkie Zamówienia złożone przez osoby trzecie identyfikujące się loginem i Hasłem Użytkownika Głównego, będą przypisane Użytkownikowi.
  12. Operator Serwisu zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu Użytkownika do Usług, jeżeli:
    1. podejmie usprawiedliwioną wątpliwość, że Użytkownik dokonał aktywacji Konta po raz kolejny, po uprzednim usunięciu jego Konta z uwagi na upływ Okresu Próbnego;
    2. zostanie wykazane, że Użytkownik korzystał z Konta oraz Usług naruszając przepisy niniejszego Regulaminu.
  13. Umowa zostaje zawarta w momencie potwierdzenia zaksięgowania środków na koncie Operatora Serwisu. Użytkownik Główny otrzyma automatyczne powiadomienie e-mailem o aktywacji usługi i jej okresie abonamentowym. Informacja ta będzie również widoczna w głównym oknie konta użytkownika obok menu „konto użytkownika”,
  14. Po upływie danego okresu rozliczeniowego Serwis przesyła automatyczną wiadomość dotyczącą dokonania kolejnej płatności wraz z fakturą VAT PROFORMA do opłacenia.

OPŁATY

  1. Płatności z tytułu świadczonych usług przez Operatora Serwisu odbywają się na podstawie faktury VAT PROFORMA, która udostępniania jest przez Operatora Serwisu Użytkownikowi Głównemu w jego Koncie Użytkownika.
  2. Odpłatność za fakturę VAT PROFORMA może odbyć się poprzez:
  3. Przelewy24,
  4. PayU,
  5. Przelew tradycyjny.
  6. Od momentu odnotowania przez Operatora Serwisu należnej zapłaty, udostępni on Użytkownikowi Głównemu w przeciągu 3 dni roboczych fakturę VAT.
  7. Faktura Vat udostępniania przez Operatora Serwisu Użytkownikowi Głównemu w jego Koncie Użytkownika.
  8. System po udostępnieniu Użytkownikowi Głównemu przez Operatora Serwisu Faktury VAT PROFORMA oraz faktury VAT, wysyła automatycznie do Użytkownika Głównego powiadomienie e-mail z informacją o w/w udostępnieniu faktur.
  9. Użytkownik Główny może wystąpić do Operatora Serwisu o zmianę Planu Abonamentowego.
  10. Zmiana Planu Abonamentowego jest skuteczna od momentu opłacenia przez Użytkownika opłaty wynikającej z faktura VAT PROFORMA za uruchomienie wybranego Planu Abonamentowego.
  11. Opłata za zmianę Planu Abonamentowego jest zmniejszona proporcjonalnie o ilość dni, które minęły od rozpoczęcia bieżącego Okresu Abonamentowego.
  12. W przypadku, gdy nowy Plan Abonamentowy będzie tańszy od starego, zmiana może być dokonana od nowego Okresu Abonamentowego.
  13. Nieuiszczenie Opłaty Abonamentowej w terminie określonym w doręczonej Użytkownikowi Głównemu fakturze VAT PROFORMA z tytułu Opłaty Abonamentowej skutkować będzie automatycznym zablokowaniem dostępu Użytkownika do Konta.
  14. Dokonanie przez Użytkownika wpłaty Opłaty Abonamentowej w terminie 14 dni od dnia zablokowania dostępu Użytkownikowi do Usług, skutkować będzie odblokowaniem tego dostępu.
  15. Po upływie 14-dniowego terminu liczonego od dnia zablokowania dostępu Użytkownika do Konta oraz brak dokonania wpłaty w tym terminie, skutkować będzie automatycznym usunięciem Konta i rozwiązaniem Umowy.
  16. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Operatora Serwisu.
  17. Uiszczenie Opłaty Abonamentowej w terminie określonym w doręczonej Użytkownikowi fakturze VAT PROFORMA, powodować będzie rozpoczęcie nowego Okresu Abonamentowego.
  18. Umowa ulega rozwiązaniu zgodnie z zasadami opisanymi powyżej lub w przypadku, gdy Użytkownik Główny złoży oświadczenie Operatorowi Serwisu o rozwiązaniu Umowy przed upływem wygaśnięcia Okresu Abonamentowego, Użytkownik Główny może wtedy korzystać z Konta oraz z Usług do dnia zakończenia opłaconego Okresu Abonamentowego.

OGÓLNE OBOWIĄZKI STRON

  1. Serwis ODOSYSTEM.pl jest dostępny dla Użytkowników przez całą dobę.
  2. Operator serwisu jest zastrzega sobie prawo od czasowej przerwy w działaniu Serwisu i świadczonych przez niego Usług z wynikających z okresowej konserwacji systemu bądź wynikających ze zdarzeń losowych.
  3. Operator dołoży najwyższej staranności, aby przerwy techniczne miały miejsce w godzinach nocnych i trwały możliwie najkrócej.
  4. W przypadku przerwy technicznej trwającej ponad 24h Użytkownik Główny ma prawo do przedłużenia ważności Okresu Abonamentowego, podczas którego miała miejsce przerwa techniczna, o tyle dni, ile trwała przerwa techniczna.
  5. Operator Serwisu zobowiązuje się do niezwłocznej naprawy wszelkich usterek uniemożliwiających dostęp do serwisu lub utrudniających dostęp do usług. W przypadku nieusunięcia zgłoszonych awarii w terminie dłuższym niż 7 dni, Użytkownik może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  6. Operator nie ponosi odpowiedzialności wobec Użytkowników za:
    1. niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług z przyczyn leżących po stronie osób trzecich (w tym operatorów sieci telekomunikacyjnych) lub spowodowanych działaniami siły wyższej,
    2. nieautoryzowany dostęp do konta Użytkownika przez osoby trzecie przy wykorzystaniu loginu Użytkownika Głównego i jego hasła, lub loginów i haseł osób, którym Użytkownik Główny przyznał uprawnienia dostępu do systemu,
    3. skutki wynikające z nieznajomości lub nieprzestrzegania Regulaminu,
  7. Użytkownik Główny Może zlecić Operatorowi Systemu wykonanie spersonalizowanych funkcji uzupełniających świadczoną Usługę.
  8. Operator Serwisu zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji wnioskowanych rozwiązań, jeżeli nie będą one realizować założonego przez Operatora Serwisu przeznaczenia systemu lub będą sprzeczne z przyjętymi planami rozwojowymi odnoszącymi się do całościowej funkcjonalności świadczonej usługi.
  9. Realizacja wykonania spersonalizowanych funkcji uzupełniających świadczoną usługę na rzecz Użytkownika następuje na podstawie osobnej umowy zawartej pomiędzy stronami.
  10. Użytkownik, korzystając z Usługi, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur od Operatora Serwisu drogą elektroniczną, zgodnie z art. 106n ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2017.0.1221)
  11. Klient zobowiązuje się do korzystania z usługi w sposób nienaruszający praw osób trzecich (dóbr osobistych, praw autorskich), dobrych obyczajów ani przepisów prawa.
  12. Operator serwisu potwierdza, że właścicielem całej treści wprowadzonej za pomocą Usługi ODOSYSTEM.pl jest Użytkownik i osoby którym Użytkownik Główny nadał stosowne uprawnienia dostępu do systemu.
  13. Wszelkie powinności wynikające z przepisów prawa dotyczące publikacji treści leżą po stronie Użytkownika.

KOD RABATOWY

  1. Kod Rabatowy jest udostępniany przez Operatora Serwisu,
  2. Wartość Kodu Rabatowego określa Operator Serwisu.
  3. Kod Rabatowy ma wartość procentową.
  4. Udostępnienie Kodu Rabatowego następuje w formie listu elektronicznego wysłanego na adres e-mail Użytkownika lub Kontrahenta lub przez udostępnienie Kodu Rabatowego w inny sposób podczas organizowanej przez Operatora Serwisu promocji – zgodnie z warunkami danej promocji.
  5. Użytkownik jest uprawniony do wykorzystania Kodu Rabatowego. Wykorzystanie Kodu Rabatowego jest nieobowiązkowe.

DANE OSOBOWE

  1. Administratorem danych osobowych Użytkownika podawanych w trakcie rejestracji jest Operator Serwisu, tj. RJS Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Lindleya 16; 02-103 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000271918, NIP: 118187809 REGON: 140833415
  2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne jednakże niezbędne do prawidłowego zawarcia umowy i świadczenia usług Operatora Serwisu.
  3. Osobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Podane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z realizacją umowy oraz w celach marketingowych i promocyjnych.
  5. Przetwarzanie danych w celach marketingowych i promocyjnych będzie się odbywało wyłącznie na podstawie osobnych zgód wyrażonych przez Użytkownika na rzecz Operatora Serwisu.
  6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym regulaminie, po zakończeniu trwania umowy dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane przez pięć pełnych lat liczonych od dnia 1 stycznia następującego po dacie zakończenia umowy.  W odniesieniu do danych przetwarzanych w celach marketingowych i promocyjnych przez okres pięciu pełnych lat kalendarzowych, liczonych od dnia 1 stycznia następującego po dacie wyrażenia zgody.
  7. Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do GIODO, gdy uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych, narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  8. Operator Serwisu ma prawo przesyłać na adres e-mail Użytkownika Głównego informacje odnośnie zmian funkcjonalności systemu odnoszące się do zakresu usług świadczonych na rzecz Użytkownika, niezbędne powiadomienia związane z bieżąca realizacją umowy oraz powiadomienia związane z dochodzeniem roszczeń własnych z tytułu świadczonych usług na rzecz Użytkownika.
  9. Użytkownik oświadcza, że jest Administratorem Danych Osobowych w odniesieniu do danych osobowych wprowadzanych do systemu, bądź procesorem posiadającym stosowne upoważnienia przetwarzania danych osobowych właściwego Administratora Danych.
  10. Strony oświadczają, że w celu prawidłowej realizacji niniejsza umowy zawierają stosowną umowę powierzenia przetwarzania danych, która reguluje wzajemny stosunek stron i obowiązki w zakresie przetwarzania danych osobowych.
  11. Przetwarzanie danych osobowych z tytułu Umowy Ramowej odbywać się będzie w zgodzie i w oparciu o:
    1. Ustawę o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922) zwanej dalej „UODO”, wraz z aktami wykonawczymi,
    2. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024) – zwane dalej RUODO.
    3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO“.
  12. Podmiotem przetwarzającym, któremu Użytkownik powierza przetwarzanie danych osobowych jest Operator Serwisu.
  13. Cel i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio i ogranicza się wyłącznie do zadań/czynności wynikających z zawartej Umowy, tj.:
    1. Świadczenia usług na rzecz Użytkownika za pomocą serwisu umieszczonego w sieci Internet pod adresem głównym ODOSYSTEM.pl,

Zakres przetwarzanych danych: (Użytkownik Główny i użytkownicy upoważnieni do dostępu do danych przez Użytkownika Głównego) imię, nazwisko, adres email, adres siedziby, adres korespondencyjny, login, telefon, dane osobowe wprowadzone przez Użytkownika do systemu w formie rejestrów pomocniczych realizujących wymóg prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania, inne dane osobowe umieszczone w ODOSYSTEMIE przez Użytkownika adekwatne do jego potrzeb wynikających z realizacji zadań związanych z ochroną danych w reprezentowanej przez niego organizacji..

Przetwarzanie danych odbywa się w związku z korzystaniem przez Użytkownika Głównego z usług świadczonych przez Operatora Serwisu, których celem jest zapewnienie pełnej kontroli Użytkownika nad procesami przetwarzania danych osobowych w jego organizacji.

  1. Na powyższych danych będą wykonywane w szczególności operacje: utrwalanie, przechowywanie, archiwizowanie, transfer danych, usuwanie,
  2. Operator Serwisu zobligowany jest szczególnie do:
    1. Zapewnienia bezpiecznego (kryptograficznie zabezpieczonego) transferu danych w procesie świadczonych usług związanych ze zdalnym dostępem;
    2. Zapewnienie mechanizmów uwierzytelniania oraz nadzoru działań w systemie przez odnotowywanie zdarzeń (logowanie działań),
    3. Zapewnienia w działaniach serwisowych by dostęp do zasobów był ograniczony do osób upoważnionych.
  3. Przetwarzanie danych osobowych przez Operatora Serwisu będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika;
  4. Za udokumentowane polecenie uznaje się zawarcie umowy pomiędzy Operatorem Systemu i Użytkownikiem i rozpoczęcie świadczenia usług przez Operatora Serwisu.
  5. Do przetwarzania danych osobowych ze strony Operatora Serwisu mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie, o których mowa w art. 37 UODO lub w art. 29 RODO oraz przeszkolone z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
  6. Użytkownik upoważnia Operatora Serwisu do wyznaczania osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie koniecznym do wypełnienia zobowiązania z tytułu realizowania zapisów niniejszej umowy.
  7. Operatora Serwisu oświadcza, że każda osoba (np. pracownik etatowy, osoba świadcząca czynności na podstawie umów cywilnoprawnych oraz inne osoby pracujące na rzecz Wykonawcy), która zostanie upoważniona do przetwarzania danych osobowych będących przedmiotem Umowy zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy przed udostępnieniem jej ww. danych.
    1. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
  8. Operator Serwisu realizując zadania wynikające z Umowy:
    1. Zastosuje środki zabezpieczenia określone w art. 36-39 UODO oraz RUODO dla poziomu zabezpieczenia „Wysoki”,
    2. Wdraża i stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane na podstawie Umowy.
    3. Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, Operator Serwisu uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
  9. Operator Serwisu udzieli pomocy Użytkownikowi w zakresie:
    1. realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
    2. zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO.
    3. bezzwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od jego wystąpienia – zgłosi Użytkownikowi każde naruszenie danych osobowych powierzonych mu przez Użytkownika, którego będzie uczestnikiem,
    4. po zakończeniu przetwarzania danych osobowych niezwłocznie dokona ich zniszczenia, zgodnie z postanowieniami umowy,
    5. udostępni Użytkownikowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Podmiocie Przetwarzającym oraz umożliwi Użytkownikowi lub audytorowi upoważnionemu przez Zlecającego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy działaniach sprawdzających i naprawczych.
    6. zastosuje się do zaleceń pokontrolnych przekazanych przez Zlecającego.
  10. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na to, by Operator Serwisu w celu prawidłowej realizacji usługi oraz zadań określonych w Umowie korzystał z usług innego podmiotu przetwarzającego.
  11. Operator Serwisu oświadcza, że na dzień zawarcia umowy, w celu prawidłowej jej realizacji i zapewnienia najwyższej jakości usług i ich dostępności podpowierza przetwarzanie danych:
    1. Web Appetit z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 1,
    2. H88 S.A. z siedziba w Poznaniu, ul Franklina Roosevelta 22,
    3. Aruba Cloud PL z siedzibą w Sosnowcu, ul. Małobądzka 4a
  12. Podpowierzenie przetwarzania danych przez Operatora Serwisu podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy pisemnej lub zastosowania standardowych klauzul umownych w przypadku, kiedy stroną jest podmiot przetwarzający dane w państwie trzecim, zawarta umowa musi zawierać wszystkie zobowiązania określone w niniejszej umowie oraz precyzować: czas, charakter i cel przetwarzania danych z uwzględnieniem zakresu (lub kategorii) przetwarzanych danych.
  13. Operator Serwisu odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego jak za własne.
  14. Operator Serwisu odpowiada za szkody poniesione przez właściciela danych oraz Użytkownik z tytułu działań niezgodnych z zapisami niniejszej umowy, UODO oraz RODO.

WYMAGANIA TECHNICZNE

  1. W celu zapewnienia poprawnego działania Usług, konieczne jest zainstalowanie przeglądarki Internetowej IE, Firefox, Opera, Chrome, Safari z zaleceniem, aby były to najnowsze stabilne wersje tych przeglądarek.

PROCEDURA REKLAMACJI

  1. Wszelkie reklamacje związane ze świadczeniem Usług przez Operatora oraz pytania dotyczące użytkowania Serwisu należy przesyłać na adres poczty elektronicznej pomoc@odosystem.pl lub na adres korespondencyjny: RJS Consulting sp. z o.o. ul. Lindleya 16; 02-103 Warszawa, z dopiskiem „REKLAMACJA”
  2. W treści reklamacji powinny zostać umieszczone: imię i nazwisko – w przypadku osoby fizycznej lub nazwa firmy – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje osobowość prawną, Login Użytkownika jego dokładny adres zamieszkania lub siedziby, ewentualnie adres korespondencyjny, jeśli jest różny od adresu zamieszkania lub siedziby, oraz adres poczty elektronicznej podany podczas Rejestracji, jako również dokładny opis i powód reklamacji.
  3. Reklamacje będące następstwem niestosowania się do treści Regulaminu nie będą rozpatrywane przez Operatora Serwisu.
  4. Operator Serwisu rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania oraz informuje niezwłocznie Użytkownika, za pomocą poczty elektronicznej, o sposobie jej rozpatrzenia.
  5. W sytuacji, gdy podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia Operator Serwisu zwraca się, przed rozpatrzeniem reklamacji, do składającego reklamację o jej uzupełnienie.
  6. Czas udzielania dodatkowych wyjaśnień przez Użytkownika przedłuża odpowiednio okres rozpatrywania reklamacji.
  7. Rozpatrzenie reklamacji przez Operatora Serwisu jest ostateczne.
  8. Wszelkie inne powiadomienia, uwagi i pytania dotyczące funkcjonowania Serwisu można kierować pocztą elektroniczną na adres pomoc@odosystem.pl.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Operator Serwisu zastrzega sobie prawo do przeniesienia części lub całości praw i obowiązków wynikających z Regulaminu na osobę trzecią lub zawarcia odnośnie nich umów podwykonawstwa.
  2. Użytkownik nie może bez poinformowania Operatora Serwisu oraz uzyskania jego pisemnej zgody, przenieść lub zrzec się praw i obowiązków wynikających z Regulaminu.
  3. Operator Serwisu zastrzega, że Serwis oraz zawarte w nim elementy graficzne Operatora, logotypy Operatora, rozwiązania nawigacyjne, rozwiązania funkcjonalne, wybór i układ prezentowanych w ramach Serwisu treści stanowią przedmiot praw wyłącznych Operatora.
  4. Użytkownicy Serwisu mogą uzyskać nieodpłatnie dostęp do Regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odsyłacza zamieszczonego na stronie głównej Serwisu lub przez kontakt na adres pomoc@odosystem.pl.
  5. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy kodeksu cywilnego oraz innych ustaw.
  6. Operator Serwisu ma prawo w każdym czasie zmienić Regulamin.
  7. Użytkownik jest związany nową treścią Regulaminu w przypadku wyrażenia zgody na jego treść.
  8. W przypadku, gdy Użytkownik nie wyrazi zgody na nową treść Regulaminu, Umowa ulega rozwiązaniu z dniem ostatniego w pełni opłaconego Okresu Abonamentowego.

Data ostatniej aktualizacji: 12 lutego 2018 roku.